Laske päivä rehellisesti
Jos kokoukset vievät suurimman osan aamusta ja hoitovelvoite päättää iltapäivän, kahdeksan tunnin tehtävälista ei ole kunnianhimoinen vaan sopimaton käytettävissä olevaan aikaan. Merkitse ensin kiinteät sitoumukset sivulle. Sisällytä matkat, valmistelu, ateriat, luovutukset ja kokousten jälkeinen työ. Tyhjä kalenteritila ei automaattisesti tarkoita, että huomiota voi käyttää siihen.
Seuraavaksi huomioi jäljellä olevien aikaikkunoiden olosuhteet. Vaativa analyysi voi sopia rauhallisempaan aamuun paremmin kuin lyhyeen tauon ennen puhelua. Tämä on havainto omasta työstäsi ja olosuhteistasi, ei yleinen väite siitä, että kaikkien pitäisi aloittaa aikaisin. Vuorotyöläiset, omaishoitajat ja ihmiset, joiden terveys vaihtelee, tarvitsevat ehkä joustavamman suunnitelman.
Valitse yksi merkityksellinen tavoite
Valitse tulos, joka helpottaisi huomista merkittävästi tai täyttäisi tämänhetkisen tärkeimmän velvoitteen. ”Lähetä päätöksentekoon valmis runko arvioijalle” on hyödyllisempi kuin ”ole tuottava”. Jos kaikki näyttää yhtä kiireelliseltä, tarkista todelliset määräajat ja seuraukset. Jotkut prioriteettiristiriidat vaativat keskustelua esimiehen tai yhteistyökumppanin kanssa eikä yksityistä järjestysharjoitusta.
David Allenin Getting Things Done auttaa erottamaan sitoumukset seuraavista toimista. Stephen Coveyn Erittäin tehokkaiden ihmisten seitsemän tapaa kannustaa huomioimaan tärkeän työn välittömän kiireen ulkopuolella. Oliver Burkemanin Four Thousand Weeks tarjoaa hyödyllisen vastapainon: mikään järjestelmä ei poista tarvetta valita, mikä ei mahdu.
Kokeile kapasiteetti edellä -suunnittelukokeilua
Kokeile tätä yhden työpäivän lopussa tai seuraavan alussa. Pidä suunnittelu riittävän lyhyenä, ettei siitä tule pääasiallista tehtävää. Paperi, pelkkä tekstitiedosto tai jo käyttämäsi kalenteri riittää.
- Merkitse liikkumattomat sitoumukset. Sisällytä niiden valmistelun ja siirtymisen kustannukset.
- Valitse yksi pääasiallinen tuotos. Määrittele versio, joka voi järkevästi edetä käytettävissä olevassa ajassa.
- Arvioi samankaltaisen tehtävän perusteella. Käytä tuoretta kokemusta eikä parasta koskaan saavutettua suoritusta.
- Anna tuotokselle aikaikkuna. Sovita sen vaatimukset uskottavaan aikaan ja ympäristöön.
- Jätä puskuri. Pidä osa kapasiteetista varaamatta ylityksille, palautumiselle ja saapuville töille.
- Nimeä kompromissi. Kirjoita, mitä tarkoituksella lykkäät, jätät tekemättä tai pienennät.
Tähän ei ole kiinteää puskuriprosenttia. Sopiva määrä riippuu siitä, kuinka vaihtelevaa roolisi on. Jos arvaamattomat pyynnöt syövät säännöllisesti iltapäivän, ajoita vähemmän harkinnanvaraista työtä sen sijaan, että tulkitsisit saman kaavan joka päivä uudeksi henkilökohtaiseksi epäonnistumiseksi.
Suunnitelma, joka voi joustaa
Kuvittele aamu, jossa on kaksi kokousta ja raportti, jonka määräaika on myöhemmin viikolla. Sen sijaan että ”viimeistele raportti” ajoitettaisiin jokaiseen jäljellä olevaan väliin, varaa yksi sopiva aikaväli suosituksen hahmottamiseen ja puuttuvien todisteiden merkitsemiseen. Käytä lyhyempää väliä välttämättömän vastauksen kirjoittamiseen. Jätä jakso toisen kokouksen jälkeen osittain auki, koska seurantatyötä todennäköisesti tulee.
Jos kiireellinen pyyntö saapuu, tee siirto näkyväksi. Siirrä raporttijaksoa, pienennä sen laajuutta tai neuvottele määräaika uudelleen. Älä pidä molempia sitoumuksia paperilla ennallaan ja maksa eroa hiljaa illallasi. Joskus ylityö on väistämätöntä, mutta suunnittelumenetelmän pitäisi tuoda tämä hinta esiin eikä piilottaa sitä.
Käytä aikablokitusta väliaikaisina sopimuksina, ei minuutti minuutilta -kuuliaisuustestinä. Lohko voi muuttua, kun tieto muuttuu. Olennaista on tehdä tietoinen uusi valinta sen sijaan, että koko päivästä tulisi tutkimaton reaktio.
Vertaa suunnitelmaa todellisuuteen
Päivän lopussa käytä muutama minuutti kolmeen havaintoon: mikä kesti odotettua kauemmin, mikä tuli odottamatta ja mikä suunnitelluista tuotoksista todella oli tärkeää. Kirjaa yksinkertainen selitys. ”Tarvittiin hyväksyntä ennen luonnosta” on toimeenpanokelpoinen; ”huono ajanhallinta” ei ole.
Muutaman päivän jälkeen etsi toistuvia arviointivirheitä. Jos hallinnolliset tehtävät vievät säännöllisesti tunnin, varaa niille tunti seuraavassa suunnitelmassa. Jos tietty kokous tuottaa varmasti työtä, varaa seurantaan tilaa. Tämä vaatimaton palautesilmukka on hyödyllisempi kuin jatkuva vaihtelu suunnittelusovellusten välillä.
Daniel Kahnemanin Ajattele nopeasti ja hitaasti käsittelee suunnitteluun liittyviä arvioinnin virheitä, ja Roger Buehler, Dale Griffin ja Michael Ross tutkivat suunnitteluharhaa. Nämä lähteet selittävät, miksi arviot ansaitsevat tarkastelua; ne eivät tee mistään tietystä aikablokkimallista todistetusti parantavaa keinoa. Vertaa arvioitasi asiaankuuluviin aiempiin tehtäviin aina kun pystyt.
Tiedä, milloin työmäärä on ongelma
Kalenteri ei voi luoda riittävästi aikaa keskenään yhteensopimattomille vaatimuksille. Jos kohtuulliset arviot ylittävät yhä käytettävissä olevan kapasiteetin, seuraava askel voi olla uudelleenneuvottelu, delegointi, vähemmän sitoumuksia tai lisätuki. Levon suojaaminen kuuluu rehelliseen suunnitteluun, eikä se ole palkinto, joka on varattu vain niille, jotka suorittavat kaikki tehtävät.
Kun tärkeällä tehtävällä on realistinen paikka, siihen pääset keskittymislohkon protokollalla. Jos päivittäisen suunnitelman tekeminen itsessään jää jatkuvasti väliin, muuta katsaus pieneksi, vihjeeseen kytketyksi toimeksi tapaharjoitteluoppaan avulla.